Guidelines for implementing Gemba improvement with the Leadership Team

Yếu tố quan trọng nhất đối với thành công của các chương trình cải tiến là sự cam kết và đóng góp mạnh mẽ từ Ban lãnh đạo (BLĐ). Sự tham gia tích cực và cam kết của BLĐ đóng vai trò quyết định trong việc thành công của chương trình cải tiến. Ngoài các yêu tồ như: Thiết lập mục tiêu và hướng dẫn chiến lược, Cam kết tài chính và nguồn lực, Xây dựng môi trường hỗ trợ, Làm gương và làm mẫu, Thúc đẩy sự tham gia của toàn bộ tổ chức, Giám sát và đánh giá tiến trình, Điều chỉnh và điều hướng…

Thầy sáng nay chia sẽ về quan điểm của Gemba nhé cả nhà và Hôm nay BAN LÃNH ĐẠO và Thầy sẽ đi Gemba 6S nhé.

Gemba (tiếng Nhật: 現場) có nghĩa là “nơi làm việc” hoặc “nơi diễn ra sự việc” và được sử dụng rộng rãi trong ngữ cảnh quản lý và cải tiến quy trình làm việc.

Tức là đi tới nơi mà các hoạt động thực tế diễn ra và quyết định quan trọng thường được đưa ra dựa trên hiểu biết trực tiếp về tình hình tại gemba. Việc tập trung vào gemba là quan trọng để cải thiện hiệu suất và quá trình làm việc trong môi trường sản xuất và quản lý.

Ban lãnh đạo cần thường xuyên thực hiện Gemba vì có nhiều lý do quan trọng: Vì sao

1. Hiểu biết thực tế: Thực hiện Gemba cho phép BAN LÃNH ĐẠO hiểu rõ tình hình thực tế tại các nơi làm việc. Điều này giúp BAN LÃNH ĐẠO có cái nhìn trực tiếp về các hoạt động, vấn đề, và cơ hội để cải thiện.
2. Quyết định dựa trên dữ liệu: Thông qua việc thực hiện Gemba, BAN LÃNH ĐẠO có thể thu thập thông tin và dữ liệu trực tiếp từ gemba, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào ước đoán hoặc thông tin chưa được xác thực.
3. Am hiểu sâu sắc hơn về quá trình: Thường xuyên tới gemba giúp BAN LÃNH ĐẠO hiểu rõ hơn về quá trình làm việc, các thay đổi và cập nhật cũng như các vấn đề liên quan. Điều này cho phép BAN LÃNH ĐẠO đưa ra các cải tiến cần thiết để tối ưu hóa quá trình.
4. Tạo động lực cho đội ngũ: Sự hiện diện của BAN LÃNH ĐẠO tại gemba thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với công nhân và nhân viên. Điều này giúp tạo động lực cho đội ngũ và khuyến khích BAN LÃNH ĐẠO tham gia tích cực vào quá trình làm việc của các nhóm.
5. Tạo sự kết nối và giao tiếp: Giao tiếp trực tiếp với nhân viên tại gemba giúp BAN LÃNH ĐẠO hiểu rõ hơn về ý kiến, phản hồi, và mối quan tâm của BAN LÃNH ĐẠO. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc có sự kết nối tốt hơn trong tổ chức.
6. Giám sát tuân thủ và chất lượng: BAN LÃNH ĐẠO có thể kiểm tra tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình, cũng như chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ tại gemba. Điều này giúp đảm bảo rằng tổ chức đang hoạt động đúng cách và sản phẩm đạt chất lượng cao.
7. Tạo điều kiện cho cải tiến liên tục: Thường xuyên thực hiện Gemba tạo cơ hội liên tục cho cải tiến và tối ưu hóa quy trình làm việc. BAN LÃNH ĐẠO có thể đưa ra các biện pháp cải tiến dựa trên quan sát tại gemba.

Tóm lại là thầy nêu ra 7 điều trên đều là điều tốt điều thiện lành cả. Vì chúng ta đang từng bước trên con đường làm việc cùng nhau, cùng nhau phát triển tư duy và trí tuệ làm việc nhóm. Văn hóa làm việc nhóm và văn hóa cải tiến liên tục. Cho nên thầy mong đội triển khai tại hiện trường đợt này có những điều gì tại hiện trường mà muốn làm nhưng chưa thực hiện được cứ chia sẻ và nói ra để chúng ta xem xét luôn nhé.

Công tác chuẩn bị cho việc thực hiện Gemba cùng Ban lãnh đạo (BLĐ) là quan trọng để đảm bảo rằng hoạt động này sẽ đạt được kết quả tốt. Dưới đây là những điều cần thiết cho công tác chuẩn bị trước khi thực hiện Gemba:

1. Xác định mục tiêu và phạm vi: Trước khi thực hiện Gemba, cần xác định rõ mục tiêu cụ thể của cuộc kiểm tra hoặc tham quan. Phải hiểu rõ phạm vi của Gemba để đảm bảo rằng nó sẽ tập trung vào những khía cạnh quan trọng của hoạt động hoặc quy trình cần kiểm tra.
2. Lên kế hoạch: Đặt lịch trình cho cuộc kiểm tra Gemba, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, và xác định thứ tự hoặc chuỗi các hoạt động sẽ được thực hiện.
3. Chuẩn bị dụng cụ và tài liệu cần thiết: Đảm bảo rằng BLĐ có mọi dụng cụ và tài liệu cần thiết để thực hiện Gemba. Điều này có thể bao gồm danh sách kiểm tra, bản vẽ, báo cáo, máy ảnh, và bất kỳ tài liệu liên quan nào.
4. Thỏa thuận về vai trò và trách nhiệm: Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên của BLĐ trong quá trình Gemba. Ai sẽ là người chủ trì, ai sẽ tham gia vào việc quan sát, và ai sẽ ghi chú và thu thập thông tin.
5. Chuẩn bị tinh thần và tư duy mở cửa: BLĐ cần hiểu rằng mục tiêu của Gemba không phải là chỉ trích, mà là cơ hội để họ học hỏi và đóng góp vào việc cải tiến tổ chức. Họ cần mở tư duy để nhận những gợi ý và ý kiến từ nhân viên và công nhân.
6. Bảo đảm sự an toàn: Đảm bảo rằng mọi người tham gia Gemba đều tuân thủ các quy tắc an toàn và động cơ an toàn trong quá trình kiểm tra.
7. Xác định cơ hội cải tiến: BLĐ nên xem xét các cơ hội cải tiến có thể xuất phát từ Gemba. Điều này có thể bao gồm việc tạo ra các kế hoạch cải tiến hoặc xác định các dự án cải tiến cụ thể sau Gemba.
8. Thảo luận về kết quả và hành động tiếp theo: Cuối cùng, sau khi hoàn thành Gemba, BLĐ nên thảo luận về kết quả và xác định các hành động tiếp theo dựa trên thông tin thu thập và nhận xét của họ.

Công tác chuẩn bị kỹ lưỡng giúp đảm bảo rằng Gemba sẽ diễn ra hiệu quả và đáng giá với thời gian và nguồn lực đầu tư.

Chuẩn bị một Gemba Walk Interview Sheet là rất cần thiết để đảm bảo rằng cuộc tìm hiểu tại gemba diễn ra một cách có kế hoạch và hiệu quả. Biểu mẫu này giúp theo dõi thông tin quan trọng, lắng nghe nhân viên và công nhân, xác định cơ hội cải tiến, và tạo điều kiện cho quản lý và BLĐ hiểu rõ tình hình thực tế tại nơi làm việc.

Dưới đây là một số lợi ích quan trọng của việc chuẩn bị một Gemba Walk Interview Sheet:

1. Tập trung vào mục tiêu cụ thể: Biểu mẫu giúp định rõ mục tiêu và phạm vi của cuộc Gemba Walk, đảm bảo rằng cuộc tìm hiểu tại gemba sẽ tập trung vào các khía cạnh quan trọng của quá trình làm việc.
2. Đảm bảo tính toàn diện: Biểu mẫu chứa các câu hỏi quan trọng và các mục tiêu kiểm tra, giúp đảm bảo rằng không có khía cạnh quan trọng nào bị bỏ sót trong quá trình tìm hiểu.
3. Thu thập dữ liệu cụ thể: Biểu mẫu ghi chép các câu hỏi và câu trả lời, cho phép BLĐ và những người tham gia Gemba Walk thu thập dữ liệu cụ thể về tình hình tại gemba.
4. Liệt kê cơ hội cải tiến: Biểu mẫu giúp xác định cơ hội cải tiến và ý tưởng về giải pháp, đặt chúng vào “Solution Parking Lot” để xem xét và thảo luận sau cuộc tìm hiểu.
5. Tạo sự cấp thiết: Biểu mẫu tạo sự cấp thiết cho việc thực hiện Gemba Walk một cách cụ thể và có mục tiêu. Nó giúp BLĐ và nhóm tìm hiểu hiểu rằng họ đang tìm hiểu thông tin quan trọng và đóng góp vào quá trình cải tiến tổ chức.

Như vậy, Gemba Walk Interview Sheet đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng cuộc tìm hiểu tại gemba sẽ đạt được mục tiêu và mang lại giá trị cho tổ chức.

Ví dụ: Checklist phỏng vấn Gemba Walk

Dưới đây là thủ tục CiCC hướng dẫn tổ chức và thực hiện Gemba hàng tháng cho Ban lãnh đạo (BLĐ) trong tổ chức:

Thủ tục: Hướng dẫn tổ chức và thực hiện Gemba hàng tháng cho BLĐ

Mục tiêu: Đảm bảo rằng Ban lãnh đạo có cái nhìn thấu đáo về tình hình thực tế tại gemba, xác định cơ hội cải tiến, và thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục.

Bước 1: Xác định Mục tiêu Gemba Walk hàng tháng

1.1. Xác định mục tiêu cụ thể của cuộc Gemba Walk hàng tháng. Mục tiêu này có thể liên quan đến một quy trình cụ thể, khu vực hoặc vấn đề quan trọng cho tổ chức.

1.2. Định rõ phạm vi của cuộc tìm hiểu và xác định những người tham gia cần tham gia.

Bước 2: Lên Kế hoạch và Lịch trình

2.1. Lập kế hoạch cho cuộc Gemba Walk hàng tháng, bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc và thứ tự hoạt động.

2.2. Xác định người chủ trì cuộc tìm hiểu và các thành viên khác của BLĐ tham gia.

2.3. Lên lịch trình cho cuộc tìm hiểu và đảm bảo rằng mọi người tham gia được thông báo trước về thời gian và địa điểm.

Bước 3: Chuẩn bị Công cụ và Tài liệu

3.1. Chuẩn bị Gemba Walk Interview Sheet hoặc biểu mẫu tương tự để ghi chép thông tin quan trọng trong quá trình tìm hiểu.

3.2. Đảm bảo rằng BLĐ có mọi dụng cụ và tài liệu cần thiết, bao gồm danh sách kiểm tra, bản vẽ, báo cáo, máy ảnh và bất kỳ tài liệu nào liên quan.

Bước 4: Thực Hiện Gemba Walk

4.1. Tổ chức và thực hiện cuộc Gemba Walk hàng tháng theo kế hoạch và lịch trình đã xác định.

4.2. BLĐ quan sát, phỏng vấn nhân viên và công nhân, ghi chép thông tin quan trọng và đặt câu hỏi về quy trình làm việc và cơ hội cải tiến.

Bước 5: Tóm Tắt và Xác định Cơ hội Cải tiến

5.1. Sau cuộc tìm hiểu, BLĐ tổng hợp thông tin từ Gemba Walk bằng việc ghi chú và điền vào Gemba Walk Interview Sheet.

5.2. Xác định cơ hội cải tiến, quan sát quan trọng và lập danh sách các vấn đề cần giải quyết.

Bước 6: Xác định Hành động Tiếp theo

6.1. BLĐ xem xét thông tin thu thập từ Gemba Walk và xác định các hành động tiếp theo cần được thực hiện để cải tiến tổ chức.

6.2. Lên kế hoạch và xác định nguồn lực cho các dự án cải tiến hoặc biện pháp khắc phục.

Bước 7: Thực Hiện Các Hành động Cải tiến

7.1. Triển khai các hành động cải tiến và biện pháp khắc phục theo kế hoạch.

7.2. Theo dõi và đánh giá tác động của các hành động này đối với tình hình tổ chức.

Bước 8: Đánh giá Hiệu suất Gemba Walk

8.1. Xem xét hiệu suất cuộc Gemba Walk hàng tháng và xác định cách để cải thiện quá trình thực hiện trong tương lai.

8.2. Đảm bảo rằng các hành động cải tiến được theo dõi và đo lường kết quả.

Bước 9: Báo cáo và Thảo luận

9.1. Báo cáo về kết quả cuộc Gemba Walk và các hành động cải tiến cho toàn bộ tổ chức hoặc BLĐ.

9.2. Thảo luận về các vấn đề quan trọng và quyết định về hành động tiếp theo.

Bước 10: Lên Kế hoạch Cho Gemba Walk Tiếp theo

10.1. Xác định mục tiêu và phạm vi cho cuộc Gemba Walk hàng tháng tiếp theo và lên kế hoạch thực hiện lại từ đầu.

Bước 11: Lặp lại quy trình hàng tháng

11.1. Lặp lại quy trình này hàng tháng để đảm bảo rằng cuộc Gemba Walk liên tục đóng góp vào cải tiến tổ chức.

Bước 12: Đánh giá và Điều chỉnh Quy trình

12.1. Định kỳ đánh giá và điều chỉnh quy trình Gemba Walk để đảm bảo tính hiệu quả và cải tiến liên tục.

Thủ tục này giúp tổ chức duy trì quá trình Gemba Walk hàng tháng, giúp BLĐ hiểu rõ tình hình thực tế và thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục.