I.┬áGiß╗øi thiß╗çu vß╗ü 5S

─Éß║┐n vß╗øi CiCC chã░ãíng tr├¼nh 5S + SAFETY = 6S kh├┤ng ─æãín thuß║ºn l├á 5S, S├áng lß╗ìc, Sß║»p xß║┐p, Sß║ích sß║¢, S─ân s├│c, Sß║Án s├áng: 6S theo quan ─æiß╗âm cß╗ºa Lean l├á loß║íi trß╗½ l├úng ph├¡ v├á bß║Ñt hß╗úp l├¢, gi├║p tß╗ò chß╗®c cß║úi tiß║┐n n─âng suß║Ñt, chß║Ñt lã░ß╗úng, m├┤i trã░ß╗Øng l├ám viß╗çc an to├án v├á ph├ít huy t├¡nh s├íng tß║ío cho nh├ón vi├¬n. V├¼ vß║¡y chã░ãíng tr├¼nh ─æã░ß╗úc thiß║┐t kß║┐ lß╗ông gh├®p v├áo c├íc triß║┐t l├¢ cß╗ºa Lean TPM v├á c├íc c├┤ng cß╗Ñ cß║úi tiß║┐n ti├¬n tiß║┐n kh├íc.
Khi triß╗ân khai 5S ─æãín thuß║ºn th├¼ thã░ß╗Øng S3-Sß║ích sß║¢ ─æã░ß╗úc ngã░ß╗Øi ta diß╗àn giß║úi nhã░ l├á lau ch├╣i vß╗ç sinh hay qu├®t dß╗ìn, nhã░ng kh├┤ng phß║úi: Hoß║ít ─æß╗Öng trong S3 phß║úi gß║»n liß╗ün vß╗øi ph├ón t├¡ch v├á nhß║¡n diß╗çn c├íc vß║Ñn ─æß╗ü bß║Ñt thã░ß╗Øng c├│ thß╗â xß║®y ra v├¼ vß║¡y chã░ãíng tr├¼nh ─æã░ß╗úc thiß║┐t kß║┐ k├¿m theo vß╗øi phã░ãíng ph├íp Bß║úo tr├¼ n─âng suß║Ñt to├án diß╗çn (TPM) nhß║¡n diß╗çn v├á loß║íi trß╗½ 6 loß║íi tß╗ùn thß║Ñt cß╗ºa m├íy m├│c v├á thiß║┐t bß╗ï. K├¿m theo ─æ├│ l├á khß╗ƒi ─æß╗Öng chã░ãíng tr├¼nh Kaizen bß║▒ng c├ích th├ánh lß║¡p c├íc nh├│m ─æß║Àc nhiß╗çm (taskforce) nhß║▒m duy tr├¼ v├á cß║úi tiß║┐n li├¬n tß╗Ñc chã░ãíng tr├¼nh 6S trong tã░ãíng lai v├á gi├║p Cty tiß║┐p cß║¡n c├íc phã░ãíng ph├íp v├á c├┤ng cß╗Ñ ti├¬n tiß║┐n kh├íc sau n├áy (v├¡ dß╗Ñ Lean6sigma . . .)

5S trong Dịch vụ

• ├üp dß╗Ñng 5S trong dß╗ïch vß╗Ñ: Tß╗½ viß╗çc cß║úi thiß╗çn trß║úi nghiß╗çm kh├ích h├áng ─æß║┐n t─âng cã░ß╗Øng hiß╗çu quß║ú cß╗ºa dß╗ïch vß╗Ñ.
• V├¡ dß╗Ñ cß╗Ñ thß╗â: ├üp dß╗Ñng 5S trong ng├ánh dß╗ïch vß╗Ñ kh├ích h├áng, b├ín lß║╗, hoß║Àc c├íc l─®nh vß╗▒c cung cß║Ñp dß╗ïch vß╗Ñ t├ái ch├¡nh.

5S trong Hoạt động Văn phòng

• ├Ø ngh─®a cß╗ºa 5S trong v─ân ph├▓ng: X├óy dß╗▒ng m├┤i trã░ß╗Øng l├ám viß╗çc c├│ tß╗ò chß╗®c, t─âng hiß╗çu suß║Ñt v├á giß║úm l├úng ph├¡.
• V├¡ dß╗Ñ thß╗▒c tß║┐: C├ích thß╗®c ├íp dß╗Ñng 5S trong m├┤i trã░ß╗Øng v─ân ph├▓ng, bao gß╗ôm viß╗çc sß║»p xß║┐p kh├┤ng gian l├ám viß╗çc, quß║ún l├¢ t├ái liß╗çu, v├á cß║úi thiß╗çn qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc h├áng ng├áy.

II. C├íc th├ích thß╗®c khi triß╗ân khai 5S trong Dß╗ïch vß╗Ñ v├á Hoß║ít ─æß╗Öng V─ân ph├▓ng l├á g├¼?

Triß╗ân khai 5S trong m├┤i trã░ß╗Øng dß╗ïch vß╗Ñ hoß║Àc v─ân ph├▓ng thß╗▒c sß╗▒ mang lß║íi nhß╗»ng th├ích thß╗®c ─æß║Àc biß╗çt so vß╗øi c├íc c├ái ─æß║Àt trong m├┤i trã░ß╗Øng sß║ún xuß║Ñt do t├¡nh chß║Ñt kh├┤ng r├Á r├áng v├á h├¼nh thß╗®c c├┤ng viß╗çc ├¡t hãín so vß╗øi m├┤i trã░ß╗Øng sß║ún xuß║Ñt. Mß╗Öt sß╗æ kh├│ kh─ân v├á ─æiß╗âm bß║Ñt lß╗úi phß╗ò biß║┐n trong qu├í tr├¼nh triß╗ân khai bao gß╗ôm:

1. Thiß║┐u nhß║¡n thß╗®c v├á sß╗▒ chß║Ñp nhß║¡n:

Mß╗Öt trong nhß╗»ng th├ích thß╗®c ─æß║ºu ti├¬n khi triß╗ân khai 5S l├á n├óng cao nhß║¡n thß╗®c v├á thu h├║t sß╗▒ chß║Ñp nhß║¡n tß╗½ nhß╗»ng ngã░ß╗Øi sß║¢ bß╗ï ß║únh hã░ß╗ƒng bß╗ƒi c├íc thay ─æß╗òi. Nß║┐u kh├┤ng c├│ sß╗▒ hiß╗âu biß║┐t r├Á r├áng vß╗ü lß╗úi ├¡ch v├á mß╗Ñc ti├¬u cß╗ºa 5S, nh├ón vi├¬n c├│ thß╗â chß╗æng ─æß╗æi hoß║Àc bß╗Å qua c├íc quy ─æß╗ïnh v├á thß╗º tß╗Ñc mß╗øi. ─Éß╗â tr├ính ─æiß╗üu n├áy, quan trß╗ìng ─æß╗â truyß╗ün ─æß║ít mß╗Ñc ─æ├¡ch v├á gi├í trß╗ï cß╗ºa 5S ─æß║┐n tß║Ñt cß║ú c├íc b├¬n li├¬n quan v├á c├│ hß╗ì tham gia v├áo viß╗çc lß║¡p kß║┐ hoß║ích v├á thß╗▒c hiß╗çn c├íc hoß║ít ─æß╗Öng 5S. Bß║ín c┼®ng c├│ thß╗â sß╗¡ dß╗Ñng c├íc h├¼nh ß║únh trß╗▒c quan, nhã░ poster, biß╗ân b├ío hoß║Àc nh├ún d├ín, ─æß╗â nhß║»c nhß╗ƒ v├á cß╗ºng cß╗æ c├íc nguy├¬n tß║»c v├á ti├¬u chuß║®n 5S.

2. Thiß║┐u nguß╗ôn lß╗▒c v├á thß╗Øi gian:

Mß╗Öt th├ích thß╗®c kh├íc khi triß╗ân khai 5S l├á phß║úi ph├ón bß╗ò ─æß╗º nguß╗ôn lß╗▒c v├á thß╗Øi gian ─æß╗â thß╗▒c hiß╗çn c├íc c├┤ng viß╗çc 5S. Trong m├┤i trã░ß╗Øng dß╗ïch vß╗Ñ hoß║Àc v─ân ph├▓ng bß║¡n rß╗Ön, c├│ thß╗â c├│ ├¢ ─æß╗ïnh tr├¼ ho├ún hoß║Àc bß╗Å qua c├íc hoß║ít ─æß╗Öng 5S, nhã░ s├áng lß╗ìc, vß╗ç sinh, hoß║Àc kiß╗âm tra, do ã░u ti├¬n hoß║Àc thß╗Øi hß║ín cß║ính tranh. Tuy nhi├¬n, ─æiß╗üu n├áy c├│ thß╗â l├ám suy yß║┐u hiß╗çu quß║ú v├á t├¡nh bß╗ün vß╗»ng cß╗ºa 5S, g├óy ra rß╗æi loß║ín, nhß║ºm lß║½n, v├á kh├┤ng hiß╗çu quß║ú. ─Éß╗â vã░ß╗út qua ─æiß╗üu n├áy, bß║ín cß║ºn l├¬n lß╗ïch v├á ph├ón bß╗ò thß╗Øi gian cho c├íc nhiß╗çm vß╗Ñ 5S, v├á biß║┐n ch├║ng th├ánh mß╗Öt phß║ºn cß╗ºa hß║▒ng ng├áy hoß║Àc h├áng tuß║ºn. Bß║ín c┼®ng c├│ thß╗â sß╗¡ dß╗Ñng c├íc c├┤ng cß╗Ñ nhã░ checklist, biß╗âu ─æß╗ô hoß║Àc lß╗ïch ─æß╗â theo d├Ái v├á gi├ím s├ít tiß║┐n ─æß╗Ö v├á hiß╗çu suß║Ñt cß╗ºa 5S.

3. Thiß║┐u sß╗▒ nhß║Ñt qu├ín v├á ti├¬u chuß║®n h├│a:

Mß╗Öt th├ích thß╗®c thß╗® ba khi triß╗ân khai 5S l├á ─æß║úm bß║úo sß╗▒ nhß║Ñt qu├ín v├á ti├¬u chuß║®n h├│a trong c├íc khu vß╗▒c v├á nh├│m kh├íc nhau trong m├┤i trã░ß╗Øng dß╗ïch vß╗Ñ hoß║Àc v─ân ph├▓ng. Nß║┐u thiß║┐u mß╗Öt bß╗Ö quy tß║»c v├á kß╗│ vß╗ìng chung, c├íc thß╗▒c h├ánh 5S c├│ thß╗â biß║┐n ─æß╗òi hoß║Àc suy giß║úm theo thß╗Øi gian, dß║½n ─æß║┐n sß╗▒ kh├┤ng nhß║Ñt qu├ín, tr├╣ng lß║Àp hoß║Àc l├úng ph├¡. ─Éß╗â tr├ính ─æiß╗üu n├áy, bß║ín cß║ºn thiß║┐t lß║¡p v├á ghi ch├®p c├íc ti├¬u chuß║®n v├á qu├í tr├¼nh 5S cho mß╗ùi khu vß╗▒c v├á nh├│m, v├á ─æ├áo tß║ío v├á hã░ß╗øng dß║½n nh├ón vi├¬n vß╗ü c├ích thß╗▒c hiß╗çn ch├║ng. Bß║ín c┼®ng c├│ thß╗â sß╗¡ dß╗Ñng c├íc kiß╗âm tra, phß║ún hß╗ôi hoß║Àc viß╗çc c├┤ng nhß║¡n ─æß╗â ─æ├ính gi├í v├á cß╗ºng cß╗æ viß╗çc tu├ón thß╗º v├á cß║úi tiß║┐n 5S.

4. Thiß║┐u sß╗▒ th├¡ch nghi v├á s├íng tß║ío:

Mß╗Öt th├ích thß╗®c thß╗® tã░ khi triß╗ân khai 5S l├á tr├ính trß╗ƒ n├¬n qu├í cß╗®ng nhß║»c hoß║Àc tß╗▒ m├ún vß╗øi c├íc thß╗▒c h├ánh 5S. Trong khi duy tr├¼ c├íc ti├¬u chuß║®n v├á qu├í tr├¼nh 5S l├á quan trß╗ìng, viß╗çc th├¡ch nghi v├á ─æß╗òi mß╗øi ch├║ng khi nhu cß║ºu v├á ─æiß╗üu kiß╗çn thay ─æß╗òi c┼®ng v├┤ c├╣ng quan trß╗ìng. Nß║┐u kh├┤ng, c├íc thß╗▒c h├ánh 5S c├│ thß╗â trß╗ƒ n├¬n lß╗ùi thß╗Øi, kh├┤ng li├¬n quan hoß║Àc c├│ hß║íi. ─Éß╗â ng─ân chß║Àn ─æiß╗üu n├áy, bß║ín cß║ºn khuyß║┐n kh├¡ch v├á trao quyß╗ün cho nh├ón vi├¬n ─æß╗â ─æß╗ü xuß║Ñt v├á thß╗▒c hiß╗çn c├íc thay ─æß╗òi v├á cß║úi tiß║┐n ─æß╗æi vß╗øi c├íc thß╗▒c h├ánh 5S, dß╗▒a tr├¬n quan s├ít, kinh nghiß╗çm hoß║Àc dß╗» liß╗çu cß╗ºa hß╗ì. Bß║ín c┼®ng c├│ thß╗â sß╗¡ dß╗Ñng c├íc c├┤ng cß╗Ñ nhã░ cuß╗Öc khß║úo s├ít, ├¢ tã░ß╗ƒng ─æß╗ông t├óm hoß║Àc c├íc thß╗¡ nghiß╗çm ─æß╗â x├íc ─æß╗ïnh v├á thß╗¡ nghiß╗çm ├¢ tã░ß╗ƒng v├á giß║úi ph├íp mß╗øi.

5. Thiß║┐u t├¡nh t├¡ch hß╗úp v├á phß╗æi hß╗úp:

Mß╗Öt th├ích thß╗®c thß╗® n─âm khi triß╗ân khai 5S l├á t├¡ch hß╗úp v├á phß╗æi hß╗úp n├│ vß╗øi chiß║┐n lã░ß╗úc tß╗òng thß╗â v├á tß║ºm nh├¼n cß╗ºa tß╗ò chß╗®c. Nß║┐u thiß║┐u mß╗Öt kß║┐t nß╗æi v├á phß╗æi hß╗úp r├Á r├áng, c├íc thß╗▒c h├ánh 5S c├│ thß╗â ─æã░ß╗úc coi l├á c├íc hoß║ít ─æß╗Öng c├┤ lß║¡p hoß║Àc n├┤ng cß║ín, thay v├¼ l├á mß╗Öt phß║ºn cß╗ºa mß╗Öt hß╗ç thß╗æng lß╗øn hãín v├á v─ân h├│a cß╗ºa sß╗▒ xuß║Ñt sß║»c. ─Éß╗â tr├ính ─æiß╗üu n├áy, bß║ín cß║ºn li├¬n kß║┐t v├á ─æiß╗üu chß╗ënh c├íc mß╗Ñc ti├¬u v├á biß╗çn ph├íp 5S vß╗øi c├íc mß╗Ñc ti├¬u v├á gi├í trß╗ï tß╗ò chß╗®c, v├á cho thß║Ñy c├ích ch├║ng ─æ├│ng g├│p v├áo sß╗▒ h├ái l├▓ng cß╗ºa kh├ích h├áng, chß║Ñt lã░ß╗úng v├á lß╗úi nhuß║¡n. Bß║ín c┼®ng c├│ thß╗â sß╗¡ dß╗Ñng c├íc c├┤ng cß╗Ñ nhã░ bß║úng ─æiß╗üu khiß╗ân, b├ío c├ío hoß║Àc c├íc c├óu chuyß╗çn ─æß╗â truyß╗ün th├┤ng v├á vinh danh nhß╗»ng th├ánh tß╗▒u v├á ß║únh hã░ß╗ƒng cß╗ºa 5S.

III. T├¡ch hß╗úp chß║Àt chß║¢ 5S vß╗øi triß║┐t l├¢ Lean Thinking ─æß╗â triß╗ân khai th├ánh c├┤ng

C├ích tiß║┐p cß║¡n Lean Thinking hß╗ù trß╗ú viß╗çc loß║íi bß╗Å l├úng ph├¡ v├á tß╗æi ã░u h├│a qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc th├┤ng qua 5S. Dã░ß╗øi ─æ├óy l├á mß╗Öt sß╗æ ─æiß╗âm quan trß╗ìng cß║ºn ch├║ ├¢:

• Tiß║┐p cß║¡n Lean Thinking: Lean Thinking tß║¡p trung v├áo loß║íi bß╗Å l├úng ph├¡ v├á tß╗æi ã░u h├│a qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc. Khi triß╗ân khai 5S, cß║ºn x├íc ─æß╗ïnh c├íc l├úng ph├¡ trong qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc v─ân ph├▓ng hoß║Àc dß╗ïch vß╗Ñ v├á t├¼m c├ích cß║úi thiß╗çn ch├║ng th├┤ng qua 5S.
• Hã░ß╗øng dß║½n tß╗½ cß║Ñp l├únh ─æß║ío: L├únh ─æß║ío cß║Ñp cao cß║ºn hã░ß╗øng dß║½n v├á ß╗ºng hß╗Ö 5S. Hß╗ì cß║ºn thß╗â hiß╗çn mß╗æi quan t├óm vß╗øi viß╗çc triß╗ân khai 5S v├á th├║c ─æß║®y sß╗▒ tham gia t├¡ch cß╗▒c cß╗ºa nh├ón vi├¬n.
• Thß╗▒c hiß╗çn ─æ├║ng mß╗Ñc ti├¬u: Mß╗Ñc ti├¬u cß╗ºa 5S phß║úi tß║¡p trung v├áo t─âng hiß╗çu suß║Ñt, giß║úm l├úng ph├¡ v├á cß║úi thiß╗çn qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc. Cß║ºn th├║c ─æß║®y nh├ón vi├¬n hiß╗âu r├Á gi├í trß╗ï v├á lß╗úi ├¡ch m├á 5S mang lß║íi.
• T├¡ch hß╗úp 5S v├áo qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc h├áng ng├áy: 5S kh├┤ng chß╗ë l├á mß╗Öt chã░ãíng tr├¼nh tß║ím thß╗Øi m├á n├│ phß║úi trß╗ƒ th├ánh mß╗Öt phß║ºn cß╗ºa v─ân h├│a v├á qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc h├áng ng├áy cß╗ºa tß╗ò chß╗®c.
• ─É├áo tß║ío v├á ß╗ºy quyß╗ün cho nh├ón vi├¬n: Cß║ºn cung cß║Ñp ─æ├áo tß║ío cß║ºn thiß║┐t v├á ß╗ºy quyß╗ün cho nh├ón vi├¬n ─æß╗â hß╗ì c├│ thß╗â tham gia v├á ─æ├│ng g├│p v├áo viß╗çc triß╗ân khai 5S.
• ─Éo lã░ß╗Øng v├á theo d├Ái: Thiß║┐t lß║¡p c├íc chß╗ë sß╗æ hoß║Àc ti├¬u ch├¡ ─æß╗â ─æo lã░ß╗Øng sß╗▒ tiß║┐n triß╗ân cß╗ºa 5S v├á thß╗▒c hiß╗çn viß╗çc theo d├Ái v├á ─æiß╗üu chß╗ënh cß║ºn thiß║┐t.
• Th├║c ─æß║®y sß╗▒ cß║úi tiß║┐n li├¬n tß╗Ñc: 5S kh├┤ng chß╗ë l├á viß╗çc duy tr├¼ m├á c├▓n li├¬n quan ─æß║┐n viß╗çc kh├┤ng ngß╗½ng cß║úi tiß║┐n v├á ph├ít triß╗ân hß╗ç thß╗æng l├ám viß╗çc.

Bß║▒ng c├ích kß║┐t hß╗úp c├íc nguy├¬n tß║»c cß╗ºa Lean Thinking v├á 5S, m├┤i trã░ß╗Øng dß╗ïch vß╗Ñ v├á v─ân ph├▓ng c├│ thß╗â thß║Ñy ─æã░ß╗úc nhß╗»ng cß║úi tiß║┐n r├Á rß╗çt trong hiß╗çu suß║Ñt v├á qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc h├áng ng├áy.

IV. 5S giúp nhận diện và loại trừ lãng phí trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng

Vß╗øi hß╗ç thß╗æng Lean sß║ún xuß║Ñt th├¼ c├│ tß╗ôn tß║íi 7 l├úng ph├¡ trong Sß║ún xuß║Ñt tinh gß╗ìn bao gß╗ôm: L├úng ph├¡ do Sai lß╗ùi/ Khuyß║┐t tß║¡t (Defect), Sß║ún xuß║Ñt dã░ thß╗½a (Over Production), Tß╗ôn kho (Inventory), Thao t├íc (Motion), Vß║¡n chuyß╗ân (Transportation), Chß╗Ø ─æß╗úi (Waiting), Gia c├┤ng/xß╗¡ l├¡ thß╗½a (Over processing).

C┼®ng nhã░ vß║¡y, tã░ãíng ß╗®ng vß╗øi 7 l├úng ph├¡ trong dß╗ïch vß╗Ñ v├á hoß║ít ─æß╗Öng v─ân ph├▓ng v├¡ dß╗Ñ l├á:

1. L├úng ph├¡ do Sai lß╗ùi/Khuyß║┐t tß║¡t (Defect): ─É├óy c├│ thß╗â l├á lß╗ùi trong c├íc dß╗▒ ├ín, th├┤ng tin kh├┤ng ch├¡nh x├íc trong t├ái liß╗çu hoß║Àc trß╗Ñc trß║Àc trong qu├í tr├¼nh cung cß║Ñp dß╗ïch vß╗Ñ. V├¡ dß╗Ñ: Sß╗▒ cß╗æ th├┤ng tin g├óy ra nhß║ºm lß║½n khiß║┐n kh├ích h├áng nhß║¡n th├┤ng tin kh├┤ng ─æ├║ng.
2. Sß║ún xuß║Ñt dã░ thß╗½a (Over Production): Trong dß╗ïch vß╗Ñ v├á hoß║ít ─æß╗Öng v─ân ph├▓ng, sß║ún xuß║Ñt dã░ thß╗½a c├│ thß╗â xuß║Ñt hiß╗çn khi tß║ío ra hoß║Àc thu thß║¡p th├┤ng tin kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t hoß║Àc qu├í tr├¼nh xß╗¡ l├¢ th├┤ng tin kh├┤ng hiß╗çu quß║ú. V├¡ dß╗Ñ: Tß║ío nhiß╗üu bß║ún sao t├ái liß╗çu kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t.
3. Tß╗ôn kho (Inventory): Trong m├┤i trã░ß╗Øng v─ân ph├▓ng, l├úng ph├¡ do tß╗ôn kho c├│ thß╗â xß║úy ra khi th├┤ng tin hoß║Àc t├ái liß╗çu ─æã░ß╗úc lã░u trß╗» m├á kh├┤ng ─æã░ß╗úc sß╗¡ dß╗Ñng, hoß║Àc khi c├│ nhiß╗üu c├┤ng viß╗çc ─æang ─æß╗úi ─æã░ß╗úc ho├án th├ánh m├á chã░a ─æã░ß╗úc tiß║┐n h├ánh. V├¡ dß╗Ñ: Dß╗▒ ├ín bß╗ï tr├¼ ho├ún v├á t├ái liß╗çu li├¬n quan kh├┤ng ─æã░ß╗úc sß╗¡ dß╗Ñng.
4. Thao t├íc (Motion): Trong dß╗ïch vß╗Ñ v├á hoß║ít ─æß╗Öng v─ân ph├▓ng, l├úng ph├¡ do thao t├íc c├│ thß╗â bao gß╗ôm viß╗çc di chuyß╗ân kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t hoß║Àc t├¼m kiß║┐m th├┤ng tin trong qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc h├áng ng├áy. V├¡ dß╗Ñ: Mß║Ñt thß╗Øi gian t├¼m kiß║┐m th├┤ng tin tr├¬n m├íy t├¡nh hoß║Àc trong t├ái liß╗çu v─ân ph├▓ng.
5. Vß║¡n chuyß╗ân (Transportation): Trong m├┤i trã░ß╗Øng v─ân ph├▓ng, l├úng ph├¡ n├áy c├│ thß╗â ├ím chß╗ë viß╗çc chuyß╗ân t├ái liß╗çu hoß║Àc th├┤ng tin giß╗»a c├íc bß╗Ö phß║¡n hoß║Àc tß╗½ nguß╗ôn tß╗øi ─æ├¡ch m├á kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t. V├¡ dß╗Ñ: Viß╗çc chuyß╗ân email hoß║Àc t├ái liß╗çu giß╗»a c├íc bß╗Ö phß║¡n kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t.
6. Chß╗Ø ─æß╗úi (Waiting): ─É├óy c├│ thß╗â l├á thß╗Øi gian m├á nh├ón vi├¬n hoß║Àc dß╗▒ ├ín phß║úi chß╗Ø ─æß╗úi ─æß╗â tiß║┐p tß╗Ñc c├┤ng viß╗çc hoß║Àc nhß║¡n th├┤ng tin cß║ºn thiß║┐t. V├¡ dß╗Ñ: Chß╗Ø ─æß╗úi ph├¬ duyß╗çt hoß║Àc th├┤ng tin tß╗½ c├íc bß╗Ö phß║¡n kh├íc.
7. Gia c├┤ng/xß╗¡ l├¡ thß╗½a (Over Processing): Trong hoß║ít ─æß╗Öng v─ân ph├▓ng, l├úng ph├¡ n├áy c├│ thß╗â xuß║Ñt hiß╗çn khi xß╗¡ l├¢ hoß║Àc l├ám viß╗çc vß╗øi th├┤ng tin nhiß╗üu hãín cß║ºn thiß║┐t, hoß║Àc khi thß╗▒c hiß╗çn c├íc bã░ß╗øc qu├í tr├¼nh kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t. V├¡ dß╗Ñ: Sß╗¡ dß╗Ñng qu├í tr├¼nh ph├¬ duyß╗çt phß╗®c tß║íp hãín cß║ºn thiß║┐t cho c├íc c├┤ng viß╗çc nhß╗Å.

Ngo├ái 7 loß║íi l├úng ph├¡ cãí bß║ún tr├¬n, trong Dß╗ïch vß╗Ñ v├á Hoß║ít ─æß╗Öng V─ân ph├▓ng c├▓n c├│ th├¬m c├íc loß║íi l├úng ph├¡ g├óy t├íc ─æß╗Öng lß╗øn ─æß║┐n hiß╗çu n─âng nhã░:

8. Th├┤ng tin rß╗Øi rß║íc:

L├úng ph├¡ vß╗ü “th├┤ng tin rß╗Øi rß║íc” xuß║Ñt hiß╗çn khi th├┤ng tin kh├┤ng ─æã░ß╗úc tß╗ò chß╗®c hoß║Àc kh├┤ng ─æã░ß╗úc lã░u trß╗» mß╗Öt c├ích cß║Ñu tr├║c, dß║½n ─æß║┐n viß╗çc t├¼m kiß║┐m v├á sß╗¡ dß╗Ñng th├┤ng tin trß╗ƒ n├¬n kh├│ kh─ân hoß║Àc g├óy mß║Ñt thß╗Øi gian. ─É├óy l├á mß╗Öt dß║íng cß╗ºa l├úng ph├¡ “Tß╗ôn kho” v├á “Thao t├íc” trong m├┤i trã░ß╗Øng v─ân ph├▓ng.

Ví dụ về lãng phí này trong văn phòng có thể là:

1. Emails hoß║Àc t├ái liß╗çu kh├┤ng ─æã░ß╗úc sß║»p xß║┐p hoß║Àc ph├ón loß║íi:

• Th├┤ng tin ─æã░ß╗úc lã░u trß╗» trong email hoß║Àc t├ái liß╗çu m├á kh├┤ng c├│ cß║Ñu tr├║c r├Á r├áng hoß║Àc kh├┤ng ─æã░ß╗úc ─æß║Àt v├áo c├íc thã░ mß╗Ñc/chß╗º ─æß╗ü ph├╣ hß╗úp. ─Éiß╗üu n├áy c├│ thß╗â l├ám mß║Ñt thß╗Øi gian khi t├¼m kiß║┐m th├┤ng tin cß╗Ñ thß╗â.

2. Th├┤ng tin ─æã░ß╗úc lã░u trß╗» kh├┤ng c├│ hß╗ç thß╗æng:

• C├íc dß╗▒ ├ín, t├ái liß╗çu hoß║Àc th├┤ng tin quan trß╗ìng kh├┤ng ─æã░ß╗úc tß╗ò chß╗®c hoß║Àc gß║»n liß╗ün vß╗øi hß╗ç thß╗æng quß║ún l├¢ t├ái liß╗çu/chß╗º ─æß╗ü. ─Éiß╗üu n├áy c├│ thß╗â g├óy ra viß╗çc kh├┤ng t├¼m thß║Ñy th├┤ng tin khi cß║ºn thiß║┐t hoß║Àc sß╗▒ l├úng ph├¡ thß╗Øi gian khi phß║úi t├¼m kiß║┐m th├┤ng tin tß╗½ nhiß╗üu nguß╗ôn kh├íc nhau.

3. Thiß║┐u hß╗ç thß╗æng quß║ún l├¢ tri thß╗®c hoß║Àc kh├┤ng chia sß║╗ th├┤ng tin mß╗Öt c├ích hiß╗çu quß║ú:

• Kh├┤ng c├│ hß╗ç thß╗æng quß║ún l├¢ tri thß╗®c hoß║Àc viß╗çc chia sß║╗ th├┤ng tin kh├┤ng ─æã░ß╗úc thß╗▒c hiß╗çn mß╗Öt c├ích hiß╗çu quß║ú c├│ thß╗â dß║½n ─æß║┐n th├┤ng tin rß╗Øi rß║íc v├á kh├┤ng ─æß╗ông nhß║Ñt trong tß╗ò chß╗®c.

L├úng ph├¡ th├┤ng tin rß╗Øi rß║íc c├│ thß╗â tß║ío ra t├¼nh trß║íng kh├┤ng hiß╗çu quß║ú, g├óy mß║Ñt thß╗Øi gian v├á t─âng th├¬m kh├│ kh─ân trong viß╗çc sß╗¡ dß╗Ñng th├┤ng tin cß║ºn thiß║┐t cho c├┤ng viß╗çc h├áng ng├áy.

9. Kiß║┐n thß╗®c rß╗Øi rß║íc:

L├úng ph├¡ vß╗ü “kiß║┐n thß╗®c rß╗Øi rß║íc” xuß║Ñt hiß╗çn khi kiß║┐n thß╗®c v├á th├┤ng tin quan trß╗ìng kh├┤ng ─æã░ß╗úc chia sß║╗ hoß║Àc truy cß║¡p mß╗Öt c├ích hiß╗çu quß║ú, dß║½n ─æß║┐n sß╗▒ mß║Ñt m├ít hoß║Àc ─æß║»p ─æß║»p trong viß╗çc sß╗¡ dß╗Ñng kiß║┐n thß╗®c tß╗òng hß╗úp v├á tß╗æi ã░u h├│a sß╗▒ hiß╗âu biß║┐t trong tß╗ò chß╗®c. ─É├óy c┼®ng c├│ thß╗â ─æã░ß╗úc coi l├á mß╗Öt dß║íng cß╗ºa l├úng ph├¡ “Tß╗ôn kho” v├á “Thao t├íc” trong m├┤i trã░ß╗Øng v─ân ph├▓ng.

Ví dụ về lãng phí này trong hoạt động văn phòng có thể bao gồm:

1. Thiß║┐u chia sß║╗ kiß║┐n thß╗®c:

• Kh├┤ng c├│ hß╗ç thß╗æng hoß║Àc phã░ãíng tiß╗çn ─æß╗â chia sß║╗ kiß║┐n thß╗®c chuy├¬n m├┤n, kinh nghiß╗çm l├ám viß╗çc hay th├┤ng tin quan trß╗ìng giß╗»a c├íc bß╗Ö phß║¡n hoß║Àc nh├ón vi├¬n. ─Éiß╗üu n├áy c├│ thß╗â dß║½n ─æß║┐n viß╗çc mß╗Öt sß╗æ ngã░ß╗Øi c├│ kiß║┐n thß╗®c chi tiß║┐t trong khi nhß╗»ng ngã░ß╗Øi kh├íc kh├┤ng biß║┐t hoß║Àc kh├┤ng truy cß║¡p ─æã░ß╗úc th├┤ng tin cß║ºn thiß║┐t.

2. Kiß║┐n thß╗®c kh├┤ng ─æã░ß╗úc tß╗ò chß╗®c hoß║Àc lã░u trß╗» mß╗Öt c├ích cß║Ñu tr├║c:

• C├íc bß║ún ghi, t├ái liß╗çu hay kiß║┐n thß╗®c quan trß╗ìng kh├┤ng ─æã░ß╗úc tß╗ò chß╗®c hoß║Àc lã░u trß╗» theo cß║Ñu tr├║c r├Á r├áng. ─Éiß╗üu n├áy l├ám giß║úm khß║ú n─âng t├¼m kiß║┐m v├á sß╗¡ dß╗Ñng th├┤ng tin cß║ºn thiß║┐t, g├óy l├úng ph├¡ thß╗Øi gian v├á tß║ío ra sß╗▒ bß║Ñt tiß╗çn.

3. Thiß║┐u hß╗ç thß╗æng quß║ún l├¢ tri thß╗®c hoß║Àc hß╗ç thß╗æng ─æ├áo tß║ío hiß╗çu quß║ú:

• Kh├┤ng c├│ hß╗ç thß╗æng quß║ún l├¢ tri thß╗®c hoß║Àc c├ích thß╗®c ─æ├áo tß║ío ─æß╗â chia sß║╗ v├á ─æ├áo tß║ío kiß║┐n thß╗®c hiß╗çu quß║ú trong tß╗ò chß╗®c. ─Éiß╗üu n├áy c├│ thß╗â dß║½n ─æß║┐n viß╗çc mß║Ñt m├ít kiß║┐n thß╗®c v├á kß╗╣ n─âng qu├¢ b├íu, kh├┤ng tß║¡n dß╗Ñng ─æã░ß╗úc tiß╗üm n─âng tß╗½ nhß╗»ng nguß╗ôn t├ái nguy├¬n c├│ sß║Án.

L├úng ph├¡ vß╗ü kiß║┐n thß╗®c rß╗Øi rß║íc c├│ thß╗â g├óy mß║Ñt m├ít th├┤ng tin qu├¢ gi├í v├á cãí hß╗Öi tß║¡n dß╗Ñng kiß║┐n thß╗®c c├│ sß║Án trong tß╗ò chß╗®c.

10. kh├┤ng tß║¡n dß╗Ñng ─æã░ß╗úc T├ÇI N─éNG:

L├úng ph├¡ vß╗ü kh├┤ng tß║¡n dß╗Ñng ─æã░ß╗úc t├ái n─âng cß╗ºa mß╗ìi ngã░ß╗Øi trong tß╗ò chß╗®c g├óy ra khi tß╗ò chß╗®c kh├┤ng khai th├íc v├á ph├ít triß╗ân ─æß║ºy ─æß╗º tiß╗üm n─âng, kß╗╣ n─âng v├á t├ái n─âng cß╗ºa nh├ón vi├¬n. ─Éiß╗üu n├áy c├│ thß╗â xß║úy ra khi kh├┤ng c├│ cãí chß║┐ ─æß╗â nhß║¡n biß║┐t, ph├ít triß╗ân, v├á sß╗¡ dß╗Ñng t├ái n─âng cß╗ºa c├í nh├ón mß╗Öt c├ích hiß╗çu quß║ú, g├óy l├úng ph├¡ v├á hß║ín chß║┐ khß║ú n─âng s├íng tß║ío, ─æ├│ng g├│p v├á ph├ít triß╗ân to├án diß╗çn.

V├¡ dß╗Ñ vß╗ü l├úng ph├¡ n├áy trong tß╗ò chß╗®c bao gß╗ôm:

1. Không phát hiện và phát triển tài năng:

• Tß╗ò chß╗®c kh├┤ng c├│ cãí chß║┐ ─æß╗â x├íc ─æß╗ïnh v├á ph├ít triß╗ân t├ái n─âng cß╗ºa nh├ón vi├¬n. ─Éiß╗üu n├áy dß║½n ─æß║┐n viß╗çc mß╗Öt sß╗æ nh├ón vi├¬n c├│ thß╗â c├│ kß╗╣ n─âng v├á tiß╗üm n─âng cao nhã░ng kh├┤ng ─æã░ß╗úc nhß║¡n ra hoß║Àc ph├ít triß╗ân.

2. Thiß║┐u cãí hß╗Öi th─âng tiß║┐n v├á ─æ├áo tß║ío:

• Kh├┤ng c├│ chã░ãíng tr├¼nh th─âng tiß║┐n hoß║Àc cãí hß╗Öi ─æ├áo tß║ío cho nh├ón vi├¬n ─æß╗â ph├ít triß╗ân kß╗╣ n─âng v├á tiß╗üm n─âng cß╗ºa hß╗ì. ─Éiß╗üu n├áy g├óy l├úng ph├¡ vß╗ü t├ái n─âng bß╗ƒi v├¼ nhß╗»ng ngã░ß╗Øi c├│ khß║ú n─âng cao kh├┤ng c├│ cãí hß╗Öi ph├ít huy tß╗æi ─æa.

3. Không khí làm việc không khuyến khích sự đóng góp:

• M├┤i trã░ß╗Øng l├ám viß╗çc kh├┤ng kh├¡ch lß╗ç sß╗▒ ─æ├│ng g├│p s├íng tß║ío v├á ├¢ kiß║┐n ─æ├│ng g├│p tß╗½ tß║Ñt cß║ú nh├ón vi├¬n. ─Éiß╗üu n├áy l├ám mß║Ñt ─æi sß╗®c mß║ính tß╗òng hß╗úp cß╗ºa c├íc ├¢ kiß║┐n v├á t├ái n─âng ─æa dß║íng.

L├úng ph├¡ n├áy c├│ thß╗â g├óy l├úng ph├¡ lß╗øn vß╗ü tiß╗üm n─âng s├íng tß║ío, sß╗®c s├íng tß║ío v├á hiß╗çu suß║Ñt tß╗ò chß╗®c nß║┐u kh├┤ng tß║¡n dß╗Ñng v├á ph├ít triß╗ân ─æß║ºy ─æß╗º t├ái n─âng cß╗ºa mß╗ìi ngã░ß╗Øi trong tß╗ò chß╗®c.

V. Cách tiếp cận triển khai 5S trong Dịch vụ và Hoạt động Văn phòng

C├ích tiß║┐p cß║¡n triß╗ân khai 5S trong Dß╗ïch vß╗Ñ v├á Hoß║ít ─æß╗Öng V─ân ph├▓ng ─æß╗â loß║íi trß╗½ L├úng ph├¡ theo tã░ duy tinh gß╗ìn Lean Thinking c├│ thß╗â ─æã░ß╗úc m├┤ tß║ú nhã░ sau:

• Ph├ón T├¡ch Qu├í Tr├¼nh L├ám Viß╗çc: Tã░ duy Lean ─æß╗ü xuß║Ñt viß╗çc ph├ón t├¡ch qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc tß╗½ng bã░ß╗øc, nhß║▒m nhß║¡n diß╗çn v├á loß║íi bß╗Å c├íc bã░ß╗øc kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t hoß║Àc tß║ío ra l├úng ph├¡.
• Nhß║¡n Diß╗çn C├íc Loß║íi L├úng Ph├¡: ├üp dß╗Ñng tã░ duy Lean ─æß╗â x├íc ─æß╗ïnh r├Á c├íc dß║íng l├úng ph├¡ nhã░ thß╗Øi gian chß╗Ø ─æß╗úi, sß╗▒ chß║¡m trß╗à, thß║Ñt tho├ít th├┤ng tin, hoß║Àc sß╗▒ kh├┤ng hiß╗çu quß║ú trong qu├í tr├¼nh l├ám viß╗çc.
• Sß╗¡ Dß╗Ñng C├┤ng Cß╗Ñ v├á Kß╗╣ Thuß║¡t Cß╗ºa Lean: ├üp dß╗Ñng c├íc c├┤ng cß╗Ñ nhã░ Value Stream Mapping ─æß╗â ─æ├ính gi├í d├▓ng gi├í trß╗ï v├á x├íc ─æß╗ïnh c├íc ─æiß╗âm l├úng ph├¡. Tiß║┐p theo, sß╗¡ dß╗Ñng phã░ãíng ph├íp Kaizen ─æß╗â li├¬n tß╗Ñc cß║úi thiß╗çn v├á loß║íi bß╗Å l├úng ph├¡.
• Khuyß║┐n Kh├¡ch ─Éß╗ü Xuß║Ñt Cß║úi Tiß║┐n: Tß║ío m├┤i trã░ß╗Øng cho ph├®p mß╗ìi ngã░ß╗Øi ─æß╗ü xuß║Ñt cß║úi tiß║┐n, khuyß║┐n kh├¡ch hß╗ì tham gia v├áo viß╗çc loß║íi trß╗½ l├úng ph├¡ mß╗Öt c├ích chß╗º ─æß╗Öng m├á kh├┤ng sß╗ú h├úi.
• Thß╗▒c Hiß╗çn 5S Trong V─ân Ph├▓ng: ├üp dß╗Ñng nguy├¬n tß║»c 5S ─æß╗â sß║»p xß║┐p, l├ám sß║ích v├á ti├¬u chuß║®n h├│a m├┤i trã░ß╗Øng l├ám viß╗çc. Tß╗½ viß╗çc loß║íi bß╗Å ─æß╗ô d├╣ng kh├┤ng cß║ºn thiß║┐t ─æß║┐n tß╗æi ã░u h├│a bß╗æ tr├¡ kh├┤ng gian l├ám viß╗çc, tß║Ñt cß║ú nhß║▒m t─âng hiß╗çu suß║Ñt v├á giß║úm l├úng ph├¡.
• X├íc ─Éß╗ïnh Gi├í Trß╗ï: Tß║¡p trung v├áo viß╗çc cung cß║Ñp gi├í trß╗ï thß╗▒c sß╗▒ cho kh├ích h├áng. Loß║íi bß╗Å hoß║Àc cß║úi thiß╗çn nhß╗»ng c├┤ng viß╗çc kh├┤ng tß║ío ra gi├í trß╗ï cho kh├ích h├áng.
• Th├║c ─Éß║®y V─ân H├│a Cß║úi Tiß║┐n Li├¬n Tß╗Ñc: Khuyß║┐n kh├¡ch nh├ón vi├¬n kh├┤ng chß╗ë nhß║¡n diß╗çn l├úng ph├¡ m├á c├▓n t├¼m kiß║┐m c├ích cß║úi thiß╗çn v├á loß║íi bß╗Å ch├║ng, tß║ío n├¬n mß╗Öt v─ân h├│a chung trong tß╗ò chß╗®c.

Tã░ duy n├áy kh├┤ng chß╗ë gi├║p t─âng hiß╗çu suß║Ñt m├á c├▓n tß║ío ra m├┤i trã░ß╗Øng l├ám viß╗çc tß╗æt hãín v├á cung cß║Ñp dß╗ïch vß╗Ñ tß╗æt nhß║Ñt cho kh├ích h├áng.

VI. Hã░ß╗øng dß║½n triß╗ân khai 5S trong Dß╗ïch vß╗Ñ v├á Hoß║ít ─æß╗Öng V─ân ph├▓ng:

Hã░ß╗øng dß║½n ─æ├ính gi├í hiß╗çn trã░ß╗Øng 5S