HỒ SƠ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO SỐ 1

Nền tảng QMS, IAM và Document Control trong CiCC IATF QMS

!CiCC IATF QMS

CiCC IATF QMS · CiCC Digital Ecosystem © 2026 CiCC — Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Cải Tiến Liên Tục. All Rights Reserved. Tài liệu public phải giữ nguyên attribution, logo, copyright và disclaimer. [Publication Notice](00-BRANDING-COPYRIGHT-AND-PUBLICATION-NOTICE.md)

Thời lượng: 16 giờ học, 02 ngày, 08 module, mỗi module 02 giờ Đối tượng: Admin, Quality Manager, Document Controller, Quality Engineer, Process Owner, Auditor và Management Viewer Phiên bản: Draft 1.0 — thiết kế theo Phase 1 CiCC IATF QMS Vị trí trong Seri 7: Chương trình nền tảng, học trước APQP, FMEA, Control Plan, MSA, SPC và PPAP

1. Mục đích chương trình

Chương trình giúp người học hiểu và vận hành đúng lớp nền tảng của hệ thống CiCC IATF QMS trước khi tạo hồ sơ Core Tools. Sau khóa học, người học có thể thiết lập đúng phạm vi dữ liệu, phân quyền đúng tenant/site, tạo master data có kiểm soát, quản lý yêu cầu khách hàng/CSR, tạo hồ sơ và bằng chứng, thực hiện workflow review/approval/issue, kiểm soát revision và truy xuất lịch sử audit.

Chương trình không chỉ hướng dẫn bấm nút. Mục tiêu là hình thành năng lực quản trị hồ sơ có thể trả lời được:

• Hồ sơ này thuộc tenant, site, product hoặc project nào?
• Ai được xem, sửa, review và phê duyệt?
• Hồ sơ dựa trên tiêu chuẩn, CSR hoặc nguồn nào?
• Revision nào đang có hiệu lực?
• Bằng chứng nào chứng minh quyết định?
• Thay đổi nào đã xảy ra, do ai và khi nào?
• Hồ sơ có thể truy xuất qua mã tài liệu, QR/resolver và audit trail hay không?

2. Vị trí của chương trình trong kiến trúc IATF

Tenant/Site/IAM
       ↓
Customer/OEM/CSR/Standard baseline
       ↓
Product/Program/Project master
       ↓
Document/Evidence + Workflow + Approval
       ↓
Revision/Effective date/Audit trail/QR
       ↓
APQP → Process Flow → FMEA → Control Plan
     → MSA/SPC → PPAP

Nền tảng này là điều kiện đầu vào cho toàn bộ sáu module Core Tools. Nếu tenant, quyền, master data, revision hoặc source không đúng, dữ liệu ở các module sau sẽ không có giá trị truy xuất và phê duyệt.

3. Chuẩn đầu ra của học viên

3.1. Năng lực kiến thức

Học viên giải thích được:

1. Mô hình bốn lớp của hệ thống: Experience, Application, Domain và Infrastructure.
2. Sự khác nhau giữa tenant, site, department, role, permission và resource scope.
3. Quan hệ giữa customer/OEM/CSR, product, program, project và evidence.
4. Vòng đời tài liệu DRAFT → REVIEW → APPROVAL → ISSUED.
5. Sự khác nhau giữa content, document, evidence, revision, approval và audit event.
6. Vì sao hồ sơ đã issue không được sửa đè hoặc xóa cứng.

3.2. Năng lực thực hành

Học viên thực hiện được:

• Tạo site, user, role và phạm vi truy cập.
• Tạo customer, OEM/CSR, standard baseline, product, program và project.
• Tạo document/evidence có đủ metadata.
• Gửi review, xử lý yêu cầu sửa, phê duyệt và phát hành revision.
• Truy xuất document genealogy và audit history.
• Nhận diện lỗi tenant boundary, sai quyền, thiếu source, sai revision và bằng chứng không hợp lệ.

3.3. Năng lực quyết định

Học viên biết khi nào phải:

• Dừng thao tác vì sai tenant/site.
• Trả hồ sơ về REWORK thay vì phê duyệt.
• Tạo revision mới thay vì cập nhật đè.
• Yêu cầu bổ sung source, effective date hoặc evidence.
• Escalate tới Quality Manager, Document Controller hoặc Platform Admin.

4. Đối tượng, vai trò và quy mô lớp

4.1. Đối tượng bắt buộc

4.2. Quy mô đề nghị

• Tối thiểu: 6 học viên.
• Tối ưu: 8–12 học viên.
• Tối đa cho lớp thực hành: 16 học viên.
• Tỷ lệ đề nghị: 01 trainer cho 08 học viên trong bài thực hành.

5. Điều kiện trước khóa học

Học viên nên có:

• Kiến thức cơ bản về IATF 16949/QMS hoặc hệ thống quản lý chất lượng.
• Hiểu khái niệm customer, product, process, document và record.
• Một project mẫu hoặc product family giả lập để thực hành.
• Tài khoản demo được gán đúng role.
• Bộ dữ liệu demo đã anonymize; không dùng dữ liệu khách hàng thật nếu chưa được phê duyệt.

Trainer cần chuẩn bị:

• Một tenant demo và ít nhất hai site.
• User cho các role Admin, Quality Manager, Engineer, Operator, Auditor và Viewer.
• Một customer/OEM, một CSR có version/effective date.
• Một product, program và project.
• Một document draft, một document issued và một hồ sơ bị trả về rework.
• Kịch bản kiểm tra cross-tenant access.

6. Cấu trúc thời lượng tổng thể

Ngày 1 — Phạm vi, người dùng, yêu cầu và master data

Ngày 2 — Hồ sơ, bằng chứng, phê duyệt và truy xuất

Tổng thời lượng thực học: 16 giờ. Các khoảng nghỉ giải lao và ăn trưa không tính vào thời lượng module.

7. Nội dung chi tiết theo module

Module 1 — Định hướng QMS và bản đồ dữ liệu

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Hiểu hệ thống trước khi thao tác và đặt nền tảng tư duy hồ sơ có kiểm soát.

Bài học

Thực hành

Học viên nhận một hồ sơ project mẫu và vẽ lại quan hệ giữa customer, CSR, product, project, process, document và evidence. Học viên đánh dấu dữ liệu nào là master, dữ liệu nào là transaction và dữ liệu nào cần revision.

Đầu ra

• Một sơ đồ dữ liệu project.
• Bảng phân loại master/transaction/document/evidence.
• Bài kiểm tra 10 câu, đạt tối thiểu 80%.

Lỗi cần phòng ngừa

• Tạo hồ sơ Core Tools trước khi tạo project/master data.
• Nhầm file tải lên với document đã được issue.
• Dùng một project cho nhiều tenant hoặc site không có phạm vi.

Module 2 — Tenant, site, IAM và phân quyền

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Thiết lập đúng ranh giới dữ liệu và quyền thao tác.

Bài học

Thực hành

Tạo hai site trong cùng tenant và một tenant thứ hai. Tạo các user Quality Manager, Process Owner, Auditor và Read-only Management. Kiểm tra từng user trên project thuộc site khác và tenant khác.

Đầu ra

• Ma trận role-permission-resource.
• Sáu user demo với phạm vi đúng.
• Biên bản test không có cross-tenant access.

Tiêu chí đạt

• User chỉ xem được resource trong phạm vi được cấp.
• Operator không được approve/issue.
• Auditor xem được evidence/audit nhưng không sửa dữ liệu.
• Viewer không được export dữ liệu ngoài phạm vi cho phép.

Module 3 — Customer, OEM, CSR và standard baseline

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Quản lý yêu cầu nguồn và phiên bản làm căn cứ cho project.

Bài học

Thực hành

Tạo một customer, một OEM requirement và hai phiên bản CSR. Đặt một phiên bản đã hết hiệu lực, một phiên bản đang hiệu lực. Gán đúng baseline cho project và chứng minh hệ thống không chọn nhầm bản cũ.

Đầu ra

• Customer/OEM/CSR register.
• Standard baseline có source, version và effective date.
• Bảng kiểm tra nguồn và phiên bản.

Nguyên tắc kiểm soát

Không tự suy luận nội dung yêu cầu tiêu chuẩn. Nếu chưa có source, edition hoặc page evidence thì để trạng thái cần review; không biến đề xuất thành yêu cầu đã được phê duyệt.

Module 4 — Product, program, project và resource scope

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Tạo đúng đối tượng quản lý cho chuỗi APQP và Core Tools.

Bài học

Thực hành

Tạo product family, part number, program và project launch. Gắn customer, site, owner, CSR baseline và thành viên. Sau đó kiểm tra xem Quality Engineer, Process Owner, Auditor và Management Viewer nhìn thấy những phần nào.

Đầu ra

• Một project có đầy đủ master data.
• Project membership và resource scope.
• Project readiness checklist.

Tiêu chí readiness

Project chỉ sẵn sàng chuyển sang APQP khi có product, customer, owner, site, baseline và status hợp lệ.

Module 5 — Document, evidence và metadata

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Tạo hồ sơ có thể truy xuất, đánh giá và sử dụng làm bằng chứng.

Bài học

Thực hành

Tạo một document procedure, một checklist và một evidence record. Gắn từng hồ sơ với project, owner, source và deliverable. Tạo một hồ sơ thiếu effective date để học viên nhận diện và trả lại.

Đầu ra

• Evidence package tối thiểu 03 hồ sơ.
• Metadata completeness checklist.
• Một record liên kết document → deliverable → project.

Quy tắc

File được upload chưa đồng nghĩa với hồ sơ đã được phê duyệt. Hồ sơ phải đi qua workflow và có trạng thái rõ ràng.

Module 6 — Workflow, review, approval và issue

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Vận hành đúng vòng đời kiểm soát tài liệu.

Bài học

Thực hành

Học viên đóng vai author, reviewer, approver và issuer. Một hồ sơ bị trả về vì thiếu source; học viên sửa đúng phần thiếu, resubmit và phát hành. Một user không đủ quyền cố approve để kiểm tra hệ thống từ chối.

Đầu ra

• Một hồ sơ đã issue.
• Một hồ sơ có lịch sử rework/resubmit.
• Approval decision record.

Tiêu chí đạt

• Không có hồ sơ từ draft nhảy thẳng sang issued.
• Reviewer và approver có nhận xét/quyết định.
• Issued document có effective date và revision.
• Sự kiện create/update/submit/approve/reject/issue được ghi nhận.

Module 7 — Revision, effective date, QR và document genealogy

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Bảo vệ tính toàn vẹn và khả năng truy xuất toàn bộ vòng đời hồ sơ.

Bài học

Thực hành

Học viên tạo Revision A và issue. Sau đó thay đổi một yêu cầu kiểm soát, tạo Revision B, liên kết lý do thay đổi, phê duyệt và đánh dấu Revision A là superseded. Kiểm tra QR/resolver vẫn giữ đúng document identity và truy được cả hai revision.

Đầu ra

• Revision genealogy A → B.
• Change reason và approval history.
• QR/resolver verification record.

Quy tắc vàng

Title hoặc nội dung hiển thị có thể thay đổi theo revision, nhưng document identity và lịch sử kiểm soát không được mất. Không dùng QR trỏ vào URL tự do không có document identity.

Module 8 — Audit trail, kiểm tra tích hợp và đánh giá cuối khóa

Thời lượng: 02 giờ Mục tiêu: Vận hành một chu trình hoàn chỉnh và chứng minh hệ thống sẵn sàng cho module APQP.

Bài học

Bài thực hành cuối khóa

Mỗi nhóm phải hoàn thành một chuỗi:

1. Chọn đúng tenant/site.
2. Tạo hoặc chọn customer, CSR baseline và product.
3. Tạo project và gán owner/member.
4. Tạo document/evidence có metadata.
5. Thực hiện review, rework, approval và issue.
6. Tạo revision mới do thay đổi có kiểm soát.
7. Truy xuất QR, genealogy và audit trail.
8. Chứng minh user ngoài phạm vi không truy cập được.

Đầu ra

• Project readiness pack.
• Document/evidence register.
• Approval/revision/audit report.
• Biên bản kiểm tra tenant boundary.
• Phiếu đánh giá cuối khóa.

8. Bộ bài tập và dữ liệu thực hành

Bài tập 1 — Phân loại dữ liệu

Phân loại 20 thẻ dữ liệu thành tenant, master, transaction, document, evidence, approval và audit event.

Bài tập 2 — Thiết kế quyền

Cho một ma trận gồm 6 role và 10 action; học viên xác định quyền được phép, bị cấm và cần approval.

Bài tập 3 — Chọn CSR baseline

Chọn đúng version đang hiệu lực trong ba bản CSR có ngày hiệu lực khác nhau.

Bài tập 4 — Document completeness

Kiểm tra 05 hồ sơ và chỉ ra metadata thiếu, sai owner, sai source hoặc sai status.

Bài tập 5 — Workflow role-play

Thực hiện review/rework/approval/issue với bốn vai trò khác nhau.

Bài tập 6 — Revision genealogy

Tạo Revision B từ Revision A, ghi rõ lý do, bằng chứng, người phê duyệt và ngày hiệu lực.

Bài tập 7 — Tenant boundary

Dùng user thuộc site/tenant khác để kiểm tra các URL và resource; ghi lại kết quả pass/fail.

Bài tập 8 — End-to-end readiness

Hoàn thành project readiness pack để được chuyển sang Chương trình số 2 — APQP.

9. Phương pháp đào tạo

Tỷ lệ đề nghị:

• 30% giảng giải và minh họa kiến trúc.
• 30% trainer demo trên hệ thống.
• 30% học viên thực hành theo vai trò.
• 10% kiểm tra, phản hồi và chuẩn hóa bài học.

Mỗi module 02 giờ nên theo nhịp:

1. 10 phút — mục tiêu và tình huống nghiệp vụ.
2. 25 phút — khái niệm/thiết kế.
3. 25 phút — trainer demo.
4. 40 phút — học viên thực hành.
5. 15 phút — xử lý lỗi và thảo luận.
6. 05 phút — kiểm tra đầu ra.

10. Đánh giá và chứng nhận hoàn thành

10.1. Cấu phần đánh giá

10.2. Điều kiện đạt

• Tổng điểm tối thiểu 80/100.
• Bài tenant-boundary không có lỗi nghiêm trọng.
• Hoàn thành ít nhất một document từ draft đến issue.
• Tạo được revision mới mà không sửa đè revision đã issue.
• Truy xuất được approval, QR/resolver và audit trail.

10.3. Mức kết quả

• Đạt: có thể vận hành theo role được cấp.
• Đạt có điều kiện: còn thiếu một kỹ năng, phải làm bài bổ sung.
• Chưa đạt: chưa được cấp quyền thao tác production; học lại phần thiếu.

11. Checklist trainer trước khi kết thúc

• [ ] Tất cả học viên đăng nhập đúng tenant/site.
• [ ] Không có cross-tenant access trong bài kiểm tra.
• [ ] Mỗi nhóm có project, customer, CSR và product hợp lệ.
• [ ] Mỗi nhóm tạo được document/evidence có metadata.
• [ ] Mỗi nhóm hoàn thành workflow review/approval/issue.
• [ ] Mỗi nhóm tạo được revision mới và giữ lịch sử cũ.
• [ ] QR/resolver trả đúng document identity.
• [ ] Audit trail có các sự kiện chính.
• [ ] Có phiếu điểm và danh sách kỹ năng còn thiếu.
• [ ] Có biên bản bàn giao readiness sang APQP.

12. Hồ sơ cần lưu sau khóa học

1. Danh sách học viên và role.
2. Attendance record.
3. Bài kiểm tra và điểm.
4. Project readiness pack.
5. Permission matrix và tenant-boundary test.
6. Document/evidence register.
7. Approval/revision/audit evidence.
8. Danh sách lỗi và action sau đào tạo.
9. Biên bản trainer signoff.
10. Revision của chính tài liệu hướng dẫn này.

Các hồ sơ sau khóa học phải được lưu như controlled evidence, có owner, ngày tạo, revision, quyền truy cập và trạng thái phê duyệt; không lưu rời rạc ngoài phạm vi document control.

13. Tiêu chí bàn giao sang Chương trình số 2 — APQP

Chỉ chuyển học viên sang APQP khi đã đạt đủ các điều kiện:

• Project được tạo đúng customer, product, site, owner và baseline.
• Người học hiểu quyền của mình và không vi phạm tenant boundary.
• Có thể phân biệt draft, review, approval và issued.
• Có thể tạo evidence và liên kết với project/deliverable.
• Có thể xử lý rework, approval, issue và revision.
• Có thể truy xuất document genealogy, QR/resolver và audit trail.
• Không còn lỗi P0 về quyền, trạng thái hoặc tính toàn vẹn hồ sơ.

Kết luận: Hoàn thành Chương trình số 1 nghĩa là học viên đã sẵn sàng sử dụng nền tảng QMS có kiểm soát; chưa có nghĩa là đã đủ năng lực chuyên môn để phê duyệt toàn bộ nội dung IATF hoặc Core Tools.

Copyright footer: © 2026 CiCC — Công Ty Cổ Phần Tư Vấn Cải Tiến Liên Tục. All Rights Reserved. Không sao chép, tái bản, phân phối hoặc tạo tác phẩm phái sinh cho mục đích thương mại nếu chưa được CiCC chấp thuận bằng văn bản. IATF/AIAG/VDA/ISO/OEM là tên/brand của các chủ thể tương ứng; tài liệu này là hướng dẫn của CiCC và không phải bản tiêu chuẩn hay chứng nhận.